Keberkesanan Masyuarat.

1. aku rase aku nak berkongsi pasal mesyuarat sbb benda ni penting dalam setiap organisasi. Cuma kita kena paham sbgai student kita perlu limitkan tempoh masa mesyuarat yang digunakan dalam sehari dan effectiveness of the mesyuarat bg menggurangkan masa yang diambil utk organisasi dalam suatu sidang.

2. Aku suka mula dengan menunjukkan beberapa suasana mesyuarat yang sering belaku dalam kampus. Fokus aku adalah dalam campus. Pertama mesyuarat utk menghentam org, jadi ini akan membawa meeting ni sampai lah ke 4pg. Kedua meeting yang macam bengkel, apa yang aku maksudkan ialah semua ahli mesyuarat masuk meeting tak ready apa2, time meeting br nak brain storm semua benda skali. Ni nama dia bengkel bukan mesyuarat, yang aku tau bengkel ni memakan masa paling cepat sehari. Yang ketiga semua nak bentang dlm satu masa, apa yang org sampai pun jadi tak paham sbb letih dan bosan dan la tu melampau lama. Yang keempat taktau nak buat apa. Aku akan cadangkan beberapa pekara utk mengatasi suasana ni supaya kita dapat adakan meeting yang benar2 berkesan dan menjimat pengguna masa sebagai pelajar.

3. Seterus kita kena memahami, maksima masa kita utk meeting, brapa lama, tugas utama kita adalah beljar. beraktiviti perlu utk membina jati diri kita. Jadi brapa lama. Bg aku meeting yang berkesan adalah pling lama 2 jam dan paling pendek 30 min. jadi atleast kita ada 22jam lagi utk merasai kehidupan yang lain.

4. Sekarang kita fokus mcam mana utk mendapatkan meeting dan output yng berkesan. Benda paling utama adalah memo meeting atau pun surat meeting perlu dikeluarkan atleast 3 hari sebelum dimeeting dan tertera agenda dan perkara yang perlu disediakan oleh ahli meeting seperti cadangan, kajian dan apa yang nk dicakap nnt dalam meeting, bukannya time meeting baru nak brain storming, baik buat bengkel. Sebagai rujukan sertakan sekali minit mesyuarat yang lepas sebagai rujuk mengenai keputusan yg telah dibuat. Jadi... ahli meeting perlu menyiapkan keperluan utk meeting. Kalu meeting tergempaq lain, sbb kita cuma nak buat keputusan sebulat suara.

5. Agenda jangan melampau banyak. Pada2 la utk dua jam. Bagi perbentangan exco dalam committee besaq pulak, kertas cdangan setiap exco diedarkan bersama memo meeting atau surat meeting utk dibca oleh ahli-ahli meeting ni. Jadi bila meeting just tunjuk peta minda ja apa nak buat satu page pun kira ok la sbb semua detail telah dibaca . Dan jika ada soalan terus tanya berdasarkan apa yang telah dibaca. Ahli pun kena baca lah noh. Kalu dak, tungu exco bentang sampai exco ke 10. semua dah "bila nak abes nie" atau "shasha..shasa", "omaq char keteow". kalu ini berlaku, meeting ni tak berkesan dan sia-sia.

6. Pengerusi meeting mesti bukan org yang suka ikut perasaan atau emosi, sorg start hentam org.. dia pun join.. galakkan lagi.. mcam ...(isi tempat kosng)..kira nak marah ja, selesai masalah yang timbul satgi time suma dah menangis. Ini slalu berlaku kat meeting geng2 tu.. aku pun tak paham sbb apa.. Yes!! benda dah jadi, so buat keputusan macam mana nak elak benda tu supaya tak berulang, itu ja yang perlu.. yang kira nak marah ja ni, tak paham aku. Benda ni depa slalu pangil postmotem. Aku rasa postmotem ni adalah utk betul kan kesalahan lalu dan catat secara bertulis supaya masa akan datang kita tak ulangi. Pengerusi juga kena kadang2 buat lawak bg suasana tu ada. Dengan kata lain topi biru lah jenis org nyer.

7. Dalam meeting juga kena ada minum skit, macam teh o atau miniral atau gula2 supaya mrelexkan otak yang tegang. semua ahli meeting mesti ada catatan sendiri sbb nak tunggu nak semak minit mesyuarat mungkin lambat. Minit mesyuarat adalah penting, dan setiap detail mengenai arahan atau persetujuan mesti tercatat dan diedarkan kepada ahli atleast 3 hari sebelum meeting seterusnya sebagai rujukkan n makluman kepada semua ahli dan yang tak mai meeting, baru updated. Melainkan meeting yang pertama, just bgtau dalam memo apa yang perlu disiapkan before meeting.

8. Seterus aku gmbarkan macam mana flow. Yang pertama tulis di white board atau seumpamanya semua agenda yang nak bincang dalam meeting tu. Kemudian masuk agenda pertama tulis kat board tadi apa yang nak dicapai. Supaya smua corak pemikiran kearah apa yang nak dicapai. Untuk agenda kedua punya objektif atau apa yang nak dicapai masa agenda kedua baru tulis dan seterusnya begitu.

9. Agenda pertama telah bermula, msa ni fakta atau kes study yang telah disedia kan sebelum meeting tadi dikeluarkan tulis atau bg salin bertulis kepada semua ahli apa yang telah dijumpai atau infromasi yang diperolehi berkaitan agenda petama dan objektif yang nak diperolehi.

10 daripada maklumat ini mesti ada cadangan. so bg semua cadangan yang telah disediakan dan mungkin baru timbul. Dan yang pasti bukan baru nk pikir, kalu tungu nak pikir jadi la pukui 2 pg baru abes. tulis atau catat secara bertulis.

12. Tgk daripada kesan positif sahaja dahulu cadangan yang diberi. catat

13. Tgk pulak dari segi negatif. Catat gak..

14. daripada process pilih yang terbaik atau alternatif yang timbul daripada penilaian diatas.

15. Buat keputusan awal. Dan nilai daripada positif n negetif keputusan awal ini.

16. Baru la tanya geng2 emosi tinggi dalam meeting ni. Kalu isu yang diberi adalah factor yang significant terhadap keputusan, amik kira pendapat dia sebagai penilaian, kalu sekadar nak bunyi ja. Bersama la dengar sart. Kemudian buat keputusan. Selesai agenda 1. Diigin Flow ini dikawal oleh pengerusi supaya objefti yang nak dicapai tak lari.

17. Masuk agenda 2 plak, prosess sama ja. catat objektif n output yng dikehendaki dan flow dia sama.

18. Setiausaha, jgn lupa catat semua n siapkan minit mesyuarat dengan segera. dan siap pengerusi semak, edar terus kepada ahli utk rujukan. kalu kata tertiba ahli lain tanya pasai pa tak buat lagi kerja, contoh nya, gantung banner, senang je jawab silap rujuk minit mesyurat tarikh sekian2.. bahawa banner akan dipasang pada tarikh sekian2.. atau jumpa org2 ni pada tarikh sekian seprti telah dipersetujui.. then kata ,tak reti baca minit mesyuarat ka.. hahhahahaha...

19. Semoga apa yang aku kongsi ni, dapat meningkatkan eficiensi ketika bermasyuarat dan menghasilkan output yang terbaik.


"Perkongsian Memperkasakan Mahasiswa"