Saturday, September 13, 2008

Sistem Dokumentasi Organisasi

1. Hari ni aku nak fokuskan penulisan aku kepada sambungan artikel "memperkasa MPP" iaitu sistem pengfailan atau dokumentasi. Aku akan menggunakan lograt yang mudah dipahami atas permintaan kawan-kawan.

2. Sepanjang pengalaman aku dalam organisasi, kekurang yang ketara skali adalah tiada rujukan daripada program2 yang lepas. Jawatankuasa baru tidak mengetahui apa yang belaku sebelum ini kerana tiada sistem pengfailan atau dokumentasi yang teratur. Dalam SEE skali pun berlaku hal ni dan kita dalam process penambah baik seperti arahan yang dikeluarkan seblum AGM ke -17 SEE.

3. Untuk membuat sesuata sistem atau kaedah, kite perlu paham masalah yang timbul dan tujuan perlu nya dokumentasi ini. Yang pertama dengan ada nya sistem pengfailan yang kemas, ini akan memudahakan kerja sebagai AJK dalam membuat rujukan tentang apa yang telah dan belum dilakukan. Kedua sebagai rujukkan dimasa akan datang dimana selalu belaku, persoalan yang timbul "bagaiman diorg buat sem lepas??" tiada rujukan yang lengkap.

4. Setelah kita paham tujuan dokumentasi ini, macam mana kita nak susun fail kita. Kaedah susunan yang aku cadangkan ini berdasarkan pegalaman aku.

5. Hadapan sekali kalu rajin skit dia ada tulis apa dokumen yang terkandung dalam fail ni, mcam isi kandungan la. Supaya mudah kita nk buat rujukan.

6. Bahagian seterusnya adalah postmotem setiap projek atau program atau kerja yang telah dilakukan. Dalam postmotem ini ada Perjalanan kerja, masalah yang timbul dan cadangan penyelesaian di masa akan datang. Kenapa aku cadangkan letak didepan, kerana apa bila nak buat projek ni pada sidang baru, perkara yg mesti di high ligth adalah kesilapan yang telah dibuat sebelumnya. Supaya kesilapan yang sama tidak diulangi dan improvement dapat dibuat. Jika dulu masalah A ada, tp kali ni masalah A sudah tiada. Jika kaedah ini diamalkan, setiap program akan meningkat prestasinya.

7. Bahagian seterusnya adalah paperwork atau pembahagian kerja dan ajk yang terlibat. Contact ajk yang terlibat mesti lah lengkap macam no hp, email, id YM. Ini supaya, jika ajk memerlukan nasihat daripada penganjur sebelum nya. Ajk tersebut boleh contact terus tanpa perlu bazir masa utk cari org yang terlibat dulu. Selain boleh check macam mana perjalan kerja dilakukan dulu.

8. Bahgian utk meletakkan minit mesyuarat, mengenai minit mesyuarat ini aku akan cerita detail dalam artikel seterusnya. Tujuan minit mesyuarat adalah utk menyemak keputusan atau arahan yang telah diberi dan dipersetujui dalam mesyuarat sebelum nya dan memasti arahan itu disiapkan dalam tempoh yang diberi.

9. Seterus adalah design atau carta atau garfik, susun atur atau plan. Sebagai contah, kalu publisiti mesti ada desing banner, teknikal dia ada susunan atur peralat. begitu jgk ajk lain. Ini dapat memberi gambaran. dalam bahagian ini juga fail2 dalam format psd, jpeg yang telah di burn dalam cd dan diletak dalam fail ini dibahagian ini.

10. seterusnya bahagian surat2. surat yg latest disusun dahulu dan diikut dengan yang lama2. Bahagian ini boleh pecah dua iaitu surat diterima dan surat yang dikeluarkan. Kaedah persuratan akan dihuraikan nnt dalam artikel lain.

11. setrusnya bahagian maklumat dari biro lain. Dalam perbentangan, biro lain akan mengedarkan handout atau maklumat terbaru untuk rujukkan biro2 lain. Jadi handout ini disimpan dalam bahagian ini. Kaedah perbentangan juga akan didetailkan dalam artikel lain.

12. Bahagian seterus adalah lain-lain dokumen yang tidak byk seperti resit belian dan catatan-catatan disimpan dalam bahagian ini.

13. Setelah Fail ini lengkap, fail2 ini hendak lah disimpan dalam bilik persatuan dalam tempoh 3-hingga 5 tahun sebelum dilupuskan. Sebagai contoh. fail 2003 akan disimpan sehinnga 2008 dan pada 2009 akan dilupuskan. bergitu juga fail 2004 akan dilupuskan pada 2010. Jadi dalam simpan persatuan ada fail dalam tempoh 5 thn sebagai rujukan. Make sure lipas n anai2 tak bersarang.

14. Ini adalah sebagai idea berdasarkan pengalaman aku dalam persatuan. Kalu yang tak jelas n nak aku terang lebih lagi, boleh bgtau aku dalam comment.

"Perkongsian Memperkasakan Mahasiswa"

6 comments:

Anonymous said...

huhu..
salam...nih antara program yg leh dianjurkan oleh MPP dan pihak yg rasa bertanggungjawab...sistem pentadbiran yg uth sebnarnya lahir daipada kepimpinan yg multi senioriti...proses pembelajaran yg dalam organisasi terutamanya dalam bidang pengurusan perlu diberi perhatian kursus..namun, di kampus kejuruteraan..
organisasi hanay amelibatkan penglibatan plajar secara serius selama 3 tahun sahaja..semasa ditahun pertama...kita masih dalam poses pemerhatian atau observation..learning from condition..melainkan sekiranya ada individu yg aot standing /menonjol dalam kepimpinan..beliau akan terus diberi tugas utk mengtuai program..tidak salah...antara program yg boleh dianjur kanada lah..

a) kursus bagi pemimpin persatuan (diutamakan) dan mana2 individu yg berminat..objektif kursus..
-istilah atau pemahaman kepimpinan dan meliputi tatacara menjadi pemimpin yg baik seperti komunikasi dengan pelbagai pihak..penampilan..gaya percakapan dan lain2.
lu pikir la sendiri..
-penerangan strategi gerak kerja organisasi bagi menyediakan garis panduan bagi para pmimpin baru yg masih terpinga2 mncari pendekatan kepimpinan yg betul dalm satu organisasi.
-kursus sistem fail..ini penting bagi merekod dan menyediakan akses yg optimum utk sesuatu maklumat
-pendedahan terhadap sistem pentadiran organisasi oleh kompani yg dah establish kat malaysia..secara umum nya setiap organisasgi mempunyai susun atur pentadbiran yg lebih kurang sama..
yg basic la...teranbkan peranan setiap sektor..perlu difahami supaya tidak berlaku pertindihan dala tugas..
yg akan merugi kan tenaga kerja dan boleh menybabkan selisih faham...
-cara2 pengurusan ewangn yg baik..wang mnjadi tonggak dalam mnjalankan aktiviti..lebih kepada keusahawanan..mungkin penddahan terhadap perkara ini boleh dijalan kan elalui kursus dll..

MpP boleh mnjadikan anjuran kursus yg melibatkan semua pimpinan pelajar sebagai program tahunan atau setiap sm yg semestinya berguna utk para pelajar..seharusnya ditumpukan kepada program yg menjurus kepada kepntingn semua pelajar...

itu sahaja

"Islam Itu Indah.."

Mr B

Anonymous said...

Sori sala eja..taip tutup mata...hehe!!rush sikit..

Mr B

Anonymous said...

sokong-sokong-sokong

Ariff Redza said...

TQ.. Mr B kerana memberi komen yang bernas, saya akan memberi penulisan mengenai pengalaman sy dalam aspek2 yang dicadangkan seperti komunikasi, kewangan, sistem pentadbiran organisasi, dan mintak pendapat daripada kawan2 lain yang lebih pakar seperti usahwan yang ada didalam campus dan kawan yang mengambil jurusan ekonomi, mungkin theory2 diorg boleh kite gune utk mantapkan organisasi.

Anonymous said...

salam...amat baik cadangan saudara kilau memberikan cadangan menganai sistem dokumentasi organisasi.diharap,semua pihak membuka mata untuk menerima cadangan ini sedikit sebanyak.tahniah. kepada suara2 yang telah banyak memberi komen dan kritikan membina kepada MPP, tahniah dan syabas kerana masih ada yang mahu dan sayang akan 'suara' kepada semua pelajar ini. walaubagaimanapun,pada hemat saya,MPP di universiti kita secara khususnya terlalu dibayangi dengan sistem yang diperintah oleh orang atasan dan juga politik luar. contohnya, 'senjata2' yang digunakan sebelum menghadapi pilihanraya raya. dengan mengambil ketua pemuda umno untuk memberi rangsangan kepada pelajar2 utk bertandingan dibawah aspirasi. kita sebagai peljar,mengapa tidak mengambil bekas mahasiswa ataupun pensyarah2 yang berpengalaman dalam bidang sains politik utk memberi cadangan ataupun rangsangan? di sini telah sama sekali melanggar akta AUKU! tetapi jikia kita fikirkan kembali, jemputan yang dibuat sudah tentu bukan dibuat oleh MPP itu sahaja.pasti ada campur tangan orang atasan walau sekelumit. maaf kerana saya memberi komen di bawah tajuk yang salah,tetapi jika kebanyakan perkara atau urusan yang dibuat oleh MPP,dibayangi dengan kerja2 dari orang atasan,sudah pasti sistem2 yang lain turut dibayangi.tq
-orang bawahan-

raf_azr said...

hari ni wat kukis lagi...he he

Peta Pelawat